‘Stilstaan is achteruit gaan’ – als één van de marktleiders binnen de brandveiligheidswereld klopt deze slagzin voor SomatiFIE volledig. Meer en meer wordt elke organisatie geconfronteerd met de digitale uitdagingen van vandaag. Daarom was/is meegaan in het digitale verhaal één van onze grootste prioriteiten binnen het ESF-project. Bij SomatiFIE willen we er voor zorgen dat elke klant en partner meer dan tevreden is over onze manier van werken. Dat elke klant en partner kan rekenen op onze expertise van het verleden en onze innovaties in de toekomst. En net daarom is het meegaan in het digitale verhaal voor ons een must. Ook vandaag zit ik samen met Bram, Operations & HSE Supervisior bij SomatiFIE, om meer inzicht te krijgen hoe deze digitale en logistieke veranderingen tot stand zijn gekomen en hoe deze van grote meerwaarde zullen zijn voor onze klanten en partners.
Bram, vorige keer hadden we gesproken over verschillende veranderingen die tot nu toe tot stand zijn gekomen en wat hun effect was op zowel de praktische zaken alsook de cultuur binnen de organisatie. Kan je toelichten welke concrete logistieke veranderingen er tot nu toe zijn doorgevoerd?
De grootste logistieke veranderingen situeren zich in het administratieve gedeelte van het magazijn, het atelier en de buitenzone.
Voor het administratieve gedeelte van het magazijn hebben we de gesloten scheidingswand tussen de verantwoordelijke van het magazijn en de magazijniers vervangen door een glazen wand met een deur die quasi altijd open staat. Dit zorgt niet enkel voor een opener gevoel voor de collega’s, maar zorgt ook voor meer betrokkenheid naar elkaar toe. Daarnaast hebben we de groene wandelzones rondom het bureel met gele balustrades afgebakend. Hierdoor creëren we als het ware veilige zones, afgescheiden van het intern verkeer. Dit principe hebben we ook zo toegepast in ons atelier. Veiligheid voor onze collega’s blijft natuurlijk onze prioriteit!
De verhuis van de kantoren van Somati Systems heeft er voor gezorgd dat we extra magazijnruimte ter beschikking kregen, en daar hebben we optimaal gebruik van gemaakt. Ook de ‘zolder’ kreeg een grondige opruim- en kuisbeurt. Er werden verder nog nieuwe rekken geplaatst waardoor alle gangpaden gevrijwaard kunnen blijven en de nieuwe stapelaars veilig en efficiënt kunnen manoeuvreren in het magazijn. Het aparte magazijn voor onze PES-afdeling hebben we geïntegreerd in ons hoofdmagazijn gezien er een overlapping was met de afdeling voor de haspels, brandkappen,…
Het hoofdmagazijn is vervolgens opgedeeld per type van product. De buitenzone van ons magazijn was typisch Belgisch gebouwd, als ik het zo mag zeggen. Er waren heel wat “koterijen”. Door middel van enkele grondige opruimacties hebben we onszelf verlost van de historisch gegroeide rommel. Op de vrijgekomen ruimte hebben we drie stevige, goed afgesloten containeroverkappingen én een luifel geplaatst. De overkappingen doen dienst voor de opslag van ons elektrisch afval (lampen, batterijen, …) en onze voorraad tweedehandsblussers. De luifel biedt onze medewerkers bescherming tegen de weersomstandigheden.
Over de gehele site hebben we trouwens ook overal nieuwe LED-verlichting met bewegingssensoren laten installeren.
Bram, de digitalisering van vandaag kunnen we gewoon niet meer wegdenken uit onze organisatie. Ook binnen het atelier en magazijn werd dit onder de loep genomen. Hoe is dit tot stand gekomen?
De digitalisering vindt zijn oorsprong bij de collega’s in de field. Zij zijn voor de registratie van het onderhoud bij onze klanten enkele jaren geleden al overgestapt van papierwerk naar werken met een tablet met bijhorende service-applicatie. Atelier en magazijn zijn toen nog niet gevolgd omdat het project anders te groot was om te kunnen realiseren.
Tot op heden werken we voor de meeste van onze deelmagazijnen nog steeds met een papieren uitschrijflijst voor de registratie van de door onze techniekers meegenomen artikelen, maar stap per stap schakelen we over naar een digitaal proces.
In onze grootste twee deelmagazijnen is de papieren versie al vervangen door een Excel spreadsheet. Maar beide lijsten moeten nog steeds overgetypt worden in ons ERP pakket.
Daarnaast moeten de techniekers in de field een papieren werkbon schrijven als zij een brandblusser naar atelier sturen voor herkeuring en/of hervulling. Als we het atelier net als hen digitaal kunnen laten werken, maken we dat deel ook overbodig én kunnen de werkbonnen gewoon doorgestuurd worden.
De digitalisering in het atelier loopt nu al voor de opmaak van de keuringsverslagen van CO²-brandblussers. Vroeger werd hiervoor een papierenverslag ingevuld, vandaag gebeurd dit in Excel. Daarnaast leren we hen ook met een (Excel)dashboard werken. Dat dashboard geeft hen een leidraad om de werktijd van de to do’s in te schatten. Op deze manier kunnen ze voor zichzelf een goede planning opmaken.
Maar goed, in alle eerlijkheid moeten we kunnen toegeven dat deze overstap met verschillende uitdagingen gepaard gaat. We zitten nu éénmaal met collega’s die geen voeling hebben met het digitale verhaal. Het is dus onze verantwoordelijkheid om deze overstap voor hun zo gemakkelijk mogelijk te maken. Daarom gaan we stap per stap te werk. De eerste stap was ‘simpel’: van gegevens op papier zetten naar gegevens in een Excellijst inputten. Heel wat collega’s leren daardoor met Excel werken.
Deze transmissie gaat gepaard met collegiale ondersteuning en opleidingen. Om onze collega’s hiervoor de nodige tijd en ruimte te gunnen hebben we een extra collega aangeworven, die polyvalent inzetbaar is in zowel het magazijn als het atelier.
Op deze manier creëren we tijd en ruimte om zich voor te bereiden naar werken met een tablet en scanner.
Bram, deze digitalisering binnen magazijn & atelier: is this the new way of life?
Yes, it is! We moeten eerlijk zijn, de digitalisering zal door de collega’s in het atelier niet altijd ervaren worden als een efficiëntere manier van werken. Hun basistaken zijn immers het hervullen en herkeuren van brandblussers. Ze moeten nog steeds dezelfde administratieve handelingen uitvoeren, alleen moeten ze nu meer typen in plaats van schrijven. Beetje bij beetje vallen daardoor andere administratieve taken weg. Dat zien zij niet op de werkvloer.
Voor het magazijn ligt dat net iets anders. Een groot deel van hun taken bestaat uit administratie. Voor hen zal er meer en meer overtypwerk wegvallen. De extra tijd en ruimte die zal vrij komen, zullen we dan weer gebruiken voor ondersteunende taken zoals het onderhoud van machines & installaties, het schoonmaken van het magazijn en het atelier, het verwerken van afvalstromen, het werken aan kansen op verbetering, het strikter en frequenter opvolgen van de voorraad,… Resultaat: de algemene administratieve werkdruk zal verlagen en de efficiëntie zal verhogen.
Welke uitdagingen ondervind je zelf bij het digitaliseren?
Het blijft uitdagend om exact in kaart te brengen of we op deze manier nu gemiddeld of bovengemiddeld presteren en waar de gap’s zich bevinden. We willen namelijk werken naar zelfsturende teams die zelf actie kunnen ondernemen aan de hand van verschillende indicatiefactoren: de kwaliteit, de productiviteit en de tijdigheid. In een tweede fase komt daar ook nog de tevredenheid bij.
Eigenlijk willen we gaan naar de manier van werken zoals deze is bij de techniekers in the field: minimale aansturing door de verantwoordelijke maar indien nodig kan er bijgestuurd worden op basis van parameters die door de digitalisering naar boven komen. Persoonlijk heb ik het digitaliseringproces een beetje onderschat. Bij het digitaliseren van een proces moeten echt alle details gekend zijn en zorgen alle uitzonderingen voor blokkades. Op die manier komen de tekortkomingen en uitdagingen in onze werking en/of bij het individu naar boven. Ik neem aan dat je wel kan begrijpen dat dit soms confronterend is en dus gevoelig ligt.
Maar het zorgt op zijn manier wel opnieuw voor nieuwe kansen tot verbetering. We streven naar de kortst mogelijke doorlooptijd, zo weinig mogelijk verliezen en dat de mensen niet voor onaangename verrassingen komen te staan. Werkbaar werk, first time right!
