Rester immobile, c'est reculer" - en tant qu'un des leaders du marché dans le monde de la sécurité incendie, ce slogan est tout à fait vrai pour SomatiFIE. De plus en plus, chaque organisation est confrontée aux défis numériques d'aujourd'hui. C'est pourquoi la mise en place de l'histoire numérique était/est l'une de nos plus grandes priorités dans le cadre du projet FSE. A SomatiFIE, nous voulons nous assurer que chaque client et partenaire est plus que satisfait de notre façon de travailler. Que chaque client et partenaire puisse compter sur notre expertise du passé et nos innovations pour l'avenir. Et c'est précisément la raison pour laquelle il est indispensable pour nous d'accompagner l'histoire numérique. Aujourd'hui, j'ai rencontré Bram, superviseur des opérations et de la santé et sécurité au travail chez SomatiFIE, afin de mieux comprendre comment ces changements numériques et logistiques sont survenus, et comment ils seront d'une grande utilité pour nos clients et partenaires.
Bram, la dernière fois, nous avons parlé des différents changements qui ont été effectués jusqu'à présent et de leur effet sur les questions pratiques et la culture au sein de l'organisation. Pouvez-vous expliquer quels changements logistiques spécifiques ont été apportés jusqu'à présent ?
Les plus grands changements logistiques concernent la partie administrative de l'entrepôt, l'atelier et l'espace extérieur.
Pour la partie administrative de l'entrepôt, nous avons remplacé la cloison fermée entre le responsable de l'entrepôt et les magasiniers par une paroi vitrée dont la porte est presque toujours ouverte. Cela crée non seulement un sentiment d'ouverture pour les collègues, mais assure également une plus grande implication les uns envers les autres. En outre, nous avons délimité les zones de promenade vertes autour du bureau avec des rampes jaunes. En faisant cela, nous créons en quelque sorte des zones de sécurité, séparées du trafic interne. Nous avons également appliqué le même principe dans notre atelier. La sécurité de nos collègues reste notre priorité !
Le déménagement des bureaux de Somati Systems nous a permis de disposer d'un espace d'entreposage supplémentaire, que nous avons utilisé de manière optimale. Le "grenier" a également été nettoyé en profondeur. De nouveaux rayonnages ont également été installés pour que toutes les allées restent libres et que les nouveaux gerbeurs puissent manœuvrer en toute sécurité et efficacement dans l'entrepôt. Nous avons intégré l'entrepôt séparé pour notre département PES dans notre entrepôt principal, car il y avait un chevauchement avec le département pour les bobines, les hottes d'incendie, etc.
L'entrepôt principal a ensuite été divisé par type de produit. La zone extérieure de notre entrepôt était typiquement belge, si je puis dire. Il y avait beaucoup de "cottages". Grâce à des actions de rangement approfondi, nous nous sommes débarrassés de l'encombrement historique. Dans l'espace qui s'est libéré, nous avons érigé trois abris conteneurs robustes et bien scellés, ainsi qu'un auvent. Les abris servent à stocker nos déchets électriques (ampoules, piles, etc.) et notre stock d'extincteurs d'occasion. L'auvent offre à nos employés une protection contre les intempéries.
Nous avons également fait installer un nouvel éclairage LED avec des détecteurs de mouvement sur l'ensemble du site.
Bram, la numérisation d'aujourd'hui est tout simplement impensable dans notre organisation. Ceci a également été pris en compte dans l'atelier et l'entrepôt. Comment cela s'est-il produit ?
La numérisation trouve son origine chez nos collègues sur le terrain. Il y a quelques années, ils sont déjà passés de la paperasserie au travail avec une tablette et l'application de service qui l'accompagne pour l'enregistrement de la maintenance chez nos clients. L'Atelier et l'entrepôt n'ont pas suivi à l'époque, car le projet aurait été trop important pour être réalisé.
À ce jour, nous travaillons encore avec une liste de contrôle papier pour la plupart de nos sous-entrepôts afin d'enregistrer les articles pris par nos techniciens, mais nous passons progressivement à un processus numérique.
Dans nos deux plus grands sous-entrepôts, la version papier a déjà été remplacée par une feuille de calcul Excel. Mais les deux listes doivent encore être retapées dans notre progiciel de gestion intégré.
En outre, les techniciens sur le terrain doivent rédiger un bon de travail sur papier lorsqu'ils envoient un extincteur à l'atelier pour une réinspection et/ou un remplissage. Si nous parvenons à faire en sorte que l'atelier fonctionne numériquement, tout comme eux, nous rendrons également cette partie superflue, et les ordres de travail pourront simplement être transmis.
La numérisation est déjà en cours dans l'atelier pour la préparation des rapports d'inspection des extincteurs à CO². Auparavant, on remplissait un rapport papier à cette fin ; aujourd'hui, on le fait dans Excel. Nous leur apprenons également à travailler avec un tableau de bord (Excel). Ce tableau de bord leur donne une ligne directrice pour estimer le temps de travail des tâches à accomplir. Ils peuvent ainsi se fixer un objectif. De cette façon, ils peuvent faire un bon planning pour eux-mêmes.
Mais en toute honnêteté, nous devons admettre que cette transition s'accompagne de divers défis. Nous devons faire face à des collègues qui ne connaissent pas l'histoire du numérique. Il est donc de notre responsabilité de rendre ce changement aussi facile que possible pour eux. C'est pourquoi nous procédons étape par étape. La première étape était "simple" : il s'agissait de passer des données sur papier à leur saisie dans une liste Excel. Beaucoup de collègues apprennent à travailler avec Excel.
Cette transmission va de pair avec le soutien collégial et la formation. Afin de donner à nos collègues le temps et l'espace nécessaires pour cela, nous avons recruté un collègue supplémentaire, qui peut être déployé de manière polyvalente à la fois dans l'entrepôt et dans l'atelier.
De cette façon, nous créons du temps et de l'espace pour nous préparer à travailler avec une tablette et un scanner.
Bram, cette numérisation au sein de l'entrepôt et de l'atelier : est-ce le nouveau mode de vie ?
Oui, c'est vrai ! Il faut être honnête, la numérisation ne sera pas toujours vécue comme une méthode de travail plus efficace par les collègues de l'atelier. Après tout, leur tâche de base est de remplir et de réinspecter les extincteurs. Ils doivent toujours effectuer les mêmes tâches administratives, mais ils doivent maintenant taper davantage au lieu d'écrire. Petit à petit, d'autres tâches administratives tombent à l'eau. Ils ne voient pas cela dans l'atelier.
Pour l'entrepôt, c'est un peu différent. Une grande partie de leurs tâches consiste en l'administration. Pour eux, de plus en plus de travaux de surcharge vont disparaître. Le temps et l'espace supplémentaires ainsi libérés seront utilisés pour des tâches de soutien telles que l'entretien des machines et des installations, le nettoyage de l'entrepôt et de l'atelier, le traitement des flux de déchets, le travail sur les possibilités d'amélioration, le suivi plus rigoureux et plus fréquent des stocks, etc.
Quels défis rencontrez-vous lors de la numérisation ?
Il reste difficile de déterminer exactement si nos performances se situent dans la moyenne ou au-dessus de la moyenne et où se situent les écarts. Nous voulons tendre vers des équipes autogérées, capables de prendre elles-mêmes des mesures sur la base de divers facteurs indicateurs : qualité, productivité et respect des délais. Dans une deuxième phase, la satisfaction sera ajoutée.
En fait, nous voulons revenir à la façon de travailler telle qu'elle est avec les techniciens sur le terrain : une gestion minimale par le responsable, mais si nécessaire, des ajustements peuvent être faits sur la base des paramètres qui apparaissent grâce à la numérisation. Personnellement, j'ai un peu sous-estimé le processus de numérisation. Lors de la numérisation d'un processus, tous les détails doivent être connus et toutes les exceptions créent des blocages. De cette façon, les lacunes et les défis dans nos opérations et/ou chez l'individu remontent à la surface. Je suppose que vous pouvez comprendre qu'il s'agit d'un sujet parfois conflictuel et donc sensible.
Mais à sa manière, elle crée de nouvelles possibilités d'amélioration. Nous nous efforçons de réduire au maximum les délais d'exécution, de limiter les pertes et de faire en sorte que les gens n'aient pas de mauvaises surprises. Utilisable, du premier coup !
